Network
JAKSELNEWS.COM - Pekerjaan HRD semakin hari kian beragam dan banyak menghadapi banyak tantangan. Di satu sisi, HRD harus memaksimalkan manajemen SDM. Namun di sisi lain HRD juga harus berurusan dengan pekerjaan administrasi yang memakan waktu lama karena banyaknya komponen dari tiap karyawan. Menggunakan aplikasi HR merupakan salah satu alternatif yang dinilai ampuh untuk menuntaskan pekerjaan HRD lebih cepat dan tepat.
Adapun yang dapat Aplikasi atau Software HR lakukan cukup beragam, mulai dari otomatisasi penggajian, rekrutmen, perencanaan suksesi karyawan, penilaian kinerja, dan sebagainya. Keberadaan aplikasi dapat membuat pengerjaan berbagai tugas administrasi tersebut lebih efisien serta tidak membutuhkan banyak dokumen fisik.
Apa Itu Software HR?
Untuk memahami apa itu Aplikasi atau Software HR, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Dikenal juga sebagai departemen SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai objektivitas bisnis.
Baca Juga: Update Penyakit Mulut dan Kuku: 317.889 Ekor Ternak Sakit, 106.925 Sembuh, 2.016 Mati
Software HR atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi secara online. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.
Dengan Software HR, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer dan Staff HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.
Software HR adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, Software HR tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Fungsi Software HR bagi Perusahaan
Software HR telah menjadi salah satu perangkat lunak atau aplikasi yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Meningkatkan keamanan data karyawan
Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Software HR memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat diminimalkan.
2. Memudahkan pendistribusian gaji
Software HR menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
3. Memonitor kinerja karyawan
Software HR memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
4. Menghemat biaya operasional HRD
Software HR membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
Baca Juga: CDRB Bank Tanzania Menyelenggarakan Studi Banding ke PNM
1. Menyederhanakan proses rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan Software HR. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
2. Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan
Software HR membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum.
Tips Memilih Software HR
Namun, tidak semua perusahaan paham benar bagaimana cara memilih Software HR. Padahal kondisi dan kebutuhan dari tiap perusahaan pasti berbeda dan tidak bisa disamakan.
Jadi, apa yang perlu perusahaan lakukan sebelum menggunakan aplikasi? Berikut beberapa tipsnya untuk Anda!
- Pahami Kebutuhan Perusahaan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, tiap perusahaan memiliki kondisi yang berbeda. Ada perusahaan yang mengalami masalah di rekrutmen, penggajian, dan lain-lain. Ada pula perusahaan yang mempunyai masalah hanya di satu aspek saja.
Oleh karena itu, Anda harus paham dulu kondisi perusahaan seperti apa, barulah Anda dapat memahami kebutuhan untuk menyelesaikan atau mengatasi kondisi tersebut. Anda dapat berkonsultasi dengan pihak vendor pengembang aplikasi untuk mencari tahu lebih detail modul atau sistem seperti apa yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan Anda.
2. Pastikan Budget Sesuai
Urusan anggaran atau budget juga tidak kalah penting. Jangan terlalu memaksakan untuk membeli atau menyewa sebuah aplikasi yang tidak sesuai dengan budget perusahaan. Bukan malah akan mempermudah, hal itu justru akan menyulitkan perusahaan untuk bekerja lebih efisien.
3. Cari Tahu Biaya Tambahan Selain Berlangganan
Sebelumnya sudah disebutkan mengenai menyesuaikan budget dengan harga yang ditawarkan oleh vendor. Akan tetapi, pastikan juga bahwa apakah perusahaan Anda diharuskan membayar biaya tambahan lagi seperti biaya maintenance dan lainnya. Jangan sampai di tengah berlangganan Anda akan ditagih biaya tambahan yang tidak Anda ketahui sebelumnya.
4. Jangan Terkecoh Harga Murah!
Meskipun perusahaan harus mempertimbangkan budget yang dimiliki dengan penawaran dari vendor, jangan pula tergiur dengan harga murah begitu saja. Sebab banyak vendor yang berlomba-lomba menawarkan harga murah kepada perusahaan. Tetapi setelah digunakan, aplikasi tersebut memiliki banyak kendala baik sebelum dan sesudah implementasi.
5. Gali Testimoni Client Sebelumnya
Ada baiknya juga perusahaan Anda mencari tahu testimoni dari para client yang menggunakan vendor sebelumnya untuk informasi yang lebih valid. Dengan begitu Anda akan lebih yakin untuk memilih vendor tersebut. Sebab memilih vendor Software HR yang mempunyai reputasi bagus tentu lebih baik dibandingkan memilih yang belum mempunyai reputasi atau bahkan memiliki reputasi buruk.
6. Pilih yang Menjamin Keamanan dan Kerahasiaan
Isu mengenai keamanan dan kerahasiaan data sudah menjadi hal yang diperbincangkan banyak orang di tengah maraknya pencurian atau penyalahgunaan data dan informasi. Data karyawan yang sifatnya konfidensial tentu harus dilindungi dengan sedemikian mungkin.
Penting bagi perusahaan untuk memilih vendor yang benar-benar menjamin keamanan dan kerahasiaan data. JIka sampai terjadi manipulasi atau pencurian data, yang dirugikan lagi-lagi adalah pihak perusahaan, bukan?
7. Pelajari Fungsi dan Kelengkapan Fitur
Hal penting lain yang perlu dicari tahu dan dipahami oleh perusahaan sebelum menggunakan aplikasi adalah memahami fitur dan kelengkapannya terlebih dahulu. Berbagai fitur yang ada jangan sampai malah menyulitkan pihak perusahaan. Begitu juga dengan kelengkapan fitur yang akan membantu perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Anda bisa mengajukan demo atau uji coba terlebih dahulu kepada pihak vendor sebelum memutuskan untuk menggunakan Software HR.
Bagaimana? Apakah Anda sudah terbayang untuk memilih aplikasi seperti apa? Banyak vendor yang menawarkan jasa pengembangan Software HR di luar sana. Contohnya adalah Talenta by Mekari yang dikenal dengan jaminan keamanan dan kerahasiaan data.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
Beberapa tips di atas dapat Anda lakukan sebelum menggunakan Software HR. Semoga ulasan singkat ini dapat membantu Anda untuk mencari Software HR untuk perusahaan Anda!***
Artikel Rekomendasi